Permitteringsvarsel – krav til innhold og varslingsfrist
Arbeidsgiver skal normalt varsle permittering skriftlig med 14 dagers frist. Varselet skal opplyse om årsaken, hvem som berøres, når permitteringen starter, forventet varighet og om permitteringen er hel eller delvis. Ved bestemte uforutsette hendelser kan fristen være to dager, men dette er et unntak som må vurderes konkret.
Et tydelig permitteringsvarsel gjør det mulig for arbeidstakeren å forberede seg på redusert arbeid og inntekt. For arbeidsgiver er det viktig å skille mellom et korrekt varsel og et lovlig permitteringsgrunnlag: Selv et godt formulert brev kan ikke erstatte kravet om saklig grunn til permittering.
Hvilke regler gjelder for permitteringsvarsel?
Reglene om permittering bygger i stor grad på tariffavtaler og ulovfestet rett, altså regler utviklet gjennom praksis. Hovedavtalen LO–NHO kapittel VII er sentral og har også dannet mønster for arbeidsforhold uten tariffavtale.
Virksomheten må først avklare hvilken tariffavtale og hvilke eventuelle særregler som gjelder. Reglene nedenfor tar utgangspunkt i ordinær permittering og Hovedavtalen LO–NHO. Andre tariffavtaler kan ha avvikende bestemmelser, blant annet om varslingsfrist.
Hva skal permitteringsvarselet inneholde?
Varselet må gi arbeidstakeren konkret informasjon om hva som skal skje. NAVs rundskriv R04-00 punkt 8.2 angir følgende opplysninger:
Årsaken til permitteringen.
Datoen varselet gis.
Navnet på arbeidstakeren som permitteres.
Datoen permitteringen starter.
Permitteringens forventede varighet.
Om permitteringen er hel eller delvis, med en tydelig angivelse av omfanget.
Arbeidsgiver bør også identifisere virksomheten og ansvarlig kontaktperson tydelig og signere varselet. Ved delvis permittering bør brevet forklare hvordan den gjenværende arbeidstiden skal organiseres. Det bør ikke være uklart om en prosentangivelse gjelder permitteringen eller arbeidet som fortsatt skal utføres.
Begrunnelsen bør beskrive den faktiske situasjonen, ikke bare bruke uttrykk som «driftsmessige forhold». Ved ordremangel kan arbeidsgiver eksempelvis forklare hvilke oppdrag som har falt bort, og hvorfor dette midlertidig reduserer arbeidsbehovet. Brukes todagersfristen, bør også begrunnelsen for den korte fristen fremgå.
Hva hvis varigheten er usikker?
Hovedavtalen LO–NHO § 7-4 krever at varselet angir permitteringens sannsynlige lengde. Arbeidsgiver skal ikke oppgi en bestemt sluttdato uten et forsvarlig grunnlag. Hvis varigheten ikke kan anslås, kan varselet angi at permitteringen gjelder inntil videre.
Etter Hovedavtalen skal fortsatt permittering da drøftes med tillitsvalgte senest innen én måned og deretter hver måned, med mindre partene blir enige om noe annet. Arbeidsgiver må fortløpende vurdere om permitteringsvilkårene fortsatt er oppfylt, eller om situasjonen krever oppsigelser.
«Inntil videre» betyr derfor ikke at permitteringen kan fortsette uten oppfølging. Arbeidsgiver må fortsatt ha rimelig grunn til å tro at arbeidstakeren kan tas tilbake i arbeid.
Hvordan beregnes varslingsfristen?
Etter Hovedavtalen LO–NHO § 7-3 løper fristen fra arbeidstidens slutt den dagen varselet gis. Fristen regnes i kalenderdager, ikke arbeidsdager. Helger og helligdager inngår derfor i perioden.
Eksempel: Varselet gis 2. november etter at nødvendige drøftelser er gjennomført. Med 14 dagers frist utløper varslingsperioden ved arbeidstidens slutt 16. november. Ved ordinært dagarbeid mandag til fredag vil første permitterte arbeidsdag da være 17. november.
Varselet bør angi første permitterte arbeidsdag uttrykkelig. Arbeidsgiver bør også dokumentere hvordan og når varselet er gitt, slik at fristberegningen kan etterprøves.
I varslingsperioden arbeider arbeidstakeren og mottar lønn som normalt. Varslingsperioden må ikke forveksles med arbeidsgiverens lønnspliktperiode etter at permitteringen har startet.
Når kan arbeidsgiver bruke to dagers varsel?
Etter Hovedavtalen LO–NHO § 7-3 nr. 2 gjelder todagersfristen ved slike uforutsette hendelser som er beskrevet i arbeidsmiljøloven § 15-3 tiende ledd. Det må foreligge en akutt og ekstraordinær situasjon som gjør det nødvendig helt eller delvis å stanse driften, slik at de berørte ansatte ikke kan sysselsettes. Ved brann gjelder likevel 14 dagers varsel.
Svak økonomi, likviditetsutfordringer eller frykt for fremtidig inntektsbortfall gir ikke alene grunnlag for todagersfristen. Arbeidsgiver må kunne forklare sammenhengen mellom den uforutsette hendelsen, driftsstansen og behovet for å permittere raskt.
Hovedavtalen har dessuten særregler når konflikt i en annen virksomhet, tariffstridig konflikt i egen virksomhet eller ulegitimert fravær hindrer rasjonell sysselsetting. Da gjelder ikke de ordinære fristene, men arbeidsgiver skal gi det varselet som er mulig. Avtalen opprettholder også den sedvanemessige permitteringsadgangen ved værhindringer. Disse situasjonene må vurderes etter sine egne regler.
Drøftelser skal gjennomføres før varselet gis
For virksomheter som er bundet av Hovedavtalen LO–NHO, skal arbeidsgiver drøfte permitteringen med tillitsvalgte før varselet gis. Det skal skrives protokoll som partene undertegner. Varslingsfristen begynner først å løpe etter at drøftelsen er gjennomført.
Drøftelsen bør omfatte grunnlaget, omfanget, utvelgelsen og aktuelle alternativer. Hvis arbeidsgiver vurderer to dagers varsel, skal også fristens lengde være et tema.
Kan permitteringsvarselet sendes på e-post?
Hovedavtalen LO–NHO § 7-4 fastsetter at varselet skal gis skriftlig til den enkelte arbeidstaker, med mindre de lokale partene blir enige om noe annet. Et generelt informasjonsmøte erstatter derfor ikke uten videre det individuelle varselet.
NHO legger til grunn at e-post oppfyller skriftlighetskravet når dette er en vanlig kommunikasjonskanal. Arbeidsgiver bør likevel sikre dokumentasjon på utsendelsen og gjerne be om mottaksbekreftelse. Ved ferie, sykdom eller annet fravær bør virksomheten kontrollere at varselet faktisk når arbeidstakeren.
Varselet må normalt være ubetinget
Et ordinært permitteringsvarsel skal være en klar beskjed om at permitteringen skal gjennomføres. Arbeidsgiver kan ikke starte fristen med en formulering om at arbeidstakeren «kanskje blir permittert hvis en kontrakt ikke kommer på plass». Et ubetinget varsel kan derimot trekkes tilbake hvis permitteringen viser seg å være unødvendig.
Ved konflikt i egen virksomhet åpner Hovedavtalen § 7-5 for betinget varsel. Arbeidsgiver skal så langt som mulig angi hvem som kan bli berørt, og deretter gi den enkelte bestemt underretning så tidlig som mulig.
Hva skjer hvis varslingsfristen ikke overholdes?
Etter Hovedavtalen LO–NHO § 7-3 nr. 6 skal arbeidstakerne betales vanlig fortjeneste frem til den korrekte varslingsfristens utløp dersom arbeidsgiver permitterer for tidlig. Ved permittering som omfattes av regelen om uforutsette hendelser, angir avtalen ordinær timelønn.
Arbeidsgiver bør derfor kontrollere både fristgrunnlaget og datoene før brevet sendes. Hvis en feil oppdages, bør den korrigeres skriftlig, og konsekvensene for oppstart og lønn må avklares.
Et ubetinget skriftlig varsel som oppfyller Hovedavtalens innholdskrav, kan også brukes som permitteringsbevis. Dette er arbeidsgiverens skriftlige dokumentasjon på permitteringen og kan brukes i forbindelse med søknad om dagpenger. Varselet gir likevel ikke i seg selv rett til dagpenger; NAV vurderer vilkårene separat.
